Services

Pour obtenir des résultats significatifs, vous avez besoin d'une vision claire du contexte d'intervention

Nous avons conçu des solutions pour répondre aux besoins des différents marchés avec un double objectif : accélérer le traitement des dossiers et faciliter les échanges entre les partenaires concernés.

Survol de Strategid

Vous pouvez télécharger cette présentation



  • Accompagnement

    On ne vous laissera pas tomber

  • Plan de classification

    Un client satisfait

  • Gestion de projet

    Bien gérer pour faire face aux imprévus

  • Optimisation de processus

    Aucune issue à l'horizon?

  • Séries documentaires

    Ne vous laissez pas écraser par la complexité

  • Formation

    Une formation sur mesure

  • Diagnostic

    Un bilan de santé judicieux

  • Architecture de solutions

    De fichues bonnes idées


Survol de nos services


ACCOMPAGNEMENT

L’art de bien accompagner est le leitmotiv de Strategid. Notre indépendance face aux divers produits garantit à nos clients une neutralité dans nos actions.

PLAN DE CLASSIFICATION

Le plan de classification représente l'échine dorsale de la gestion documentaire. Cette constituante essentielle d'un système de gestion des documents administratifs doit posséder certaines caractéristiques de base.

GESTION DE PROJET

Implanter un progiciel en gestion documentaire nécessite des compétences diversifiées pour intégrer les objectifs stratégiques, tactiques et opérationnels. La gestion de projet assure la cohésion d'ensemble.

PROCESSUS

L’optimisation des processus consiste à adapter les processus de l’organisation de manière à répondre aux impératifs de changement et bien sûr, afin de les améliorer.

SÉRIES DOCUMENTAIRES

La gestion du cycle de vie des documents vise à gérer le délai de conservation associé à la série documentaire (dossier) ou au document le cas échéant. Cette gestion s’exécute à l’aide d’un outil spécialisé généralement inclus dans le progiciel.

FORMATION

La formation contribue à l'enrichissement des tâches et favorise l'émergence de nouvelles compétences.

DIAGNOSTIC

Strategid peut vous aider à voir clair dans l’expression de vos besoins en établissant un diagnostic de la situation. Ce bilan de santé permet de mieux cibler les interventions potentielles à venir.

ARCHITECTURE

Nos spécialistes en architecture de solutions sont en mesure de définir avec vous l'intégration de vos services à ceux de vos partenaires et clients.


Mandats réalisés


Déploiement de GID au ministère des Transports du Québec

Gestion de projet visant à déployer Livelink dans l’ensemble des directions du Ministère. Aujourd’hui, 5 000 utilisateurs ont accès en lecture / écriture à cet outil de gestion documentaire.

Plan de classification pour le compte de Filaction

À titre de sous-traitant de Gestion Ressources, Strategid obtient le mandat de réaliser un plan de classification pour le compte de Filaction.


Refonte du calendrier de conservation pour le compte de la ville de Montréal-Ouest

Le mandat consistait à sensibiliser le personnel à la gestion intégrée des documents, à mettre à jour le plan de classification, à définir les droits d'accès, à faire la refonte du calendrier de conservation des documents, à appliquer des procédures relatives aux documents numériques, à accompagner le personnel et à gérer le changement.

Accompagnement en gestion documentaire pour la Communauté Métropolitaine de Québec

Le mandat consistait à concevoir un nouveau plan de classification des documents répondant aux besoins du personnel et de proposer une stratégie facilitant la transition de la gestion des dossiers papier vers une gestion des dossiers numériques tout en assurant une intégration harmonieuse des nouvelles pratiques au logiciel Ultima.


Accompagnement en numérisation pour le Centre de services partagés du Québec

Strategid obtient un mandat d'accompagnement en services professionnels, dans le domaine de la gestion documentaire, pour le compte du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) afin de répondre à des demandes d'intervention pouvant être acheminées au CSPQ. Ce mandat couvre Québec et l'Est-du-Québec.

Documentation de l'intégration de la gestion documentaire aux biens livrables pour le compte de la CSST

La CSST fait évoluer constamment leur méthodologie EGP. Le mandat de Strategid est de profiter de ce moment privilégié pour intégrer de bonnes pratiques documentaires à la méthodologie pour un accès plus rapide à l’information la plus pertinente et à jour et ultimement pour une efficience accrue des activités des projets. Il s’agit en quelque sorte d’optimiser l’utilisation de la Bibliothèque Électronique (BÉ) qui est supportée par le logiciel FileNet et de renforcer les bonnes pratiques.


Travaux en gestion intégrée des documents pour le compte de la société LGS

Consciente de l’importance d’une saine gestion documentaire, la Société Conseil Groupe LGS fait appel à Strategid, spécialiste en gestion intégrée des documents, pour concevoir un plan de classification pour l’ensemble des documents de sa société, ainsi qu’un calendrier de conservation lui permettant d’éliminer les documents n’ayant plus de vie utile et de conserver les documents reflétant l’histoire de l’organisation. La mise en vigueur de bonnes pratiques documentaires favorisera le partage de l’information et le transfert de connaissances au sein de l'entreprise.

Architecture d'information pour le ministère des Transports du Québec

Strategid obtient un mandat pour contribuer à la mise à jour de l'architecture d'information pour le compte du ministère des Transports du Québec.

Conseil en gestion documentaire pour Filaction

Le mandat consistait à fournir des conseils stratégiques en gestion électronique des documents et de concevoir des outils préalables à l’implantation du logiciel Alfresco. Les principales activités réalisées étaient: la conception d'un plan de classification des documents numériques pour permettre un accès rapide à l’information, la définition des droits d’accès pour assurer la protection des documents nominatifs et confidentiels, l'identification des processus documentaires clés à automatiser, l'accompagnement du personnel et la gestion du changement.


Conseil stratégique de positionnement pour le ministère du Revenu du Québec

Élaboration d’un plan de classification, définition des droits d’accès et conception d’un processus documentaire.


Optimisation des processus documentaires pour la ville de Victoriaville

Le mandat visait à réaliser un audit documentaire, à définir la situation désirée, à élaborer un plan stratégique 2015-2017 et enfin, à concevoir et mettre en oeuvre des actions figurant au plan stratégique.

Formation pour une implantation de GED réussie pour le ministère de l'Énergie et des Ressources naturelles

Strategid a réalisé une formation express sur un plan détaillé pour une implantation d'une gestion électronique de documents. Basé sur des exemples pertinents et concrets, cette formation a permis aux participants d'acquérir de solides notions pour réaliser avec succès une implantation de GED.


Conférence sur les indicateurs de performance à l'Association des archivistes du Québec

La conférence proposait aux participants une initiation aux principes de base des indicateurs de performance et aux bénéfices qu'ils peuvent en tirer pour leur domaine.


Formation sur la gestion des courriels pour le compte d'un groupe d'imprimeurs du Québec

Strategid a réalisé une formation sur la gestion des courriels et sur les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire pour le bénéfice d'un groupe d'imprimeurs du Québec.


Offre de service


Accompagnement

L’art de bien accompagner est le leitmotiv de Strategid. Notre indépendance face aux divers produits garantit à nos clients une neutralité dans nos actions. L’implantation d’un progiciel de gestion documentaire ne suffit pas en elle-même à répondre aux impératifs d’une saine gestion documentaire. Posez-vous les questions suivantes :

  • Vos pratiques en gestion documentaire sont-elles documentées et bien appliquées?
  • Votre plan de classification est-il bien adapté et répond-il aux exigences légales?

Mais avant toute chose, l’implantation d’une solution de gestion documentaire soulève plusieurs enjeux :

  • Quelle est la stratégie d’implantation à retenir?
  • Quelles sont les responsabilités et comment les attribuer?
  • La portée de l’implantation est-elle définie?
  • Quels répertoires ou processus seront priorisés?
  • Les ressources humaines sont-elles suffisantes et assez compétentes?
  • Devez-vous prévoir de la formation?
  • L’évaluation du projet est-elle suffisante pour établir un budget?
  • Comment savoir si le fournisseur choisi est de confiance?

L’expérience accumulée de Strategid, en matière d’implantation de progiciels, vous procure un suivi professionnel et rigoureux de toutes les étapes de l’implantation. Notre indépendance face aux produits vous assure une gestion efficace des travaux tout en travaillant de concert avec le fournisseur du progiciel choisi.

accompagnement

Plan de classification

Le plan de classification représente l'échine dorsale de la gestion documentaire. Cette constituante essentielle d'un système de gestion des documents administratifs doit posséder certaines caractéristiques de base:

  • Le plan doit être calqué sur les grandes fonctions de l'organisation
  • Il doit pouvoir s'appliquer à l'ensemble des supports (papier, microforme, électronique...) des documents administratifs
  • Il doit être utilisé uniformément par toutes les unités administratives ou instances de l'organisation
  • Il doit respecter certains principes de hiérarchie, de non duplication et de souplesse

Strategid a oeuvré dans de nombreux projets requérant une révision complète du plan de classification. Confiez-nous vos besoins et nous vous assurons des travaux de qualité.

plan de classification

Gestion de projet

Implanter un progiciel en gestion documentaire nécessite des compétences diversifiées pour intégrer les objectifs stratégiques, tactiques et opérationnels. La gestion de projet assure la cohésion d'ensemble.

Travaux préparatoires

Un projet d'implantation exige des travaux préparatoires pour accueillir la solution souhaitée. Voici quelques travaux ayant une influence à ce stade-ci du projet:

  • Analyse préliminaire démontrant clairement les besoins
  • Évaluation des coûts et obtention du budget
  • Rédaction d'un appel d'offres, le cas échéant, pour compléter l'équipe
  • Définition de la stratégie d'implantation

Travaux d'implantation

Les travaux de réalisation découleront de la stratégie d'implantation. Les principaux travaux viseront:

  • L'arrimage de la solution à l'architecture de l'organisation
  • La configuration de la solution
  • Les travaux de structuration, comme le plan de classification
  • La formation et le matériel de formation
  • Le déploiement de la solution
  • La gestion du changement et la transformation organisationnelle
  • L'adaptation des processus
  • Le soutien continu

L’expérience accumulée de Strategid, en matière d’implantation de progiciels, vous procure un suivi professionnel et rigoureux de toutes les étapes de l’implantation. Notre indépendance face aux produits vous assure une gestion efficace des travaux tout en travaillant de concert avec le fournisseur du progiciel choisi.

gestion de projet

Optimisation des processus

L’optimisation des processus consiste à adapter les processus de l’organisation de manière à répondre aux impératifs de changement et bien sûr, afin de les améliorer. L’optimisation des processus améliore le contrôle efficace de vos activités. De plus en plus les entreprises ont recours à diverses méthodes pour optimiser les processus car, pour répondre aux nombreux changements dont ils font face, elles ont rapidement saisi l’importance de cette activité et les bénéfices pouvant en découler.

L’analyse des processus et des pratiques de travail permet de cibler les changements à apporter pour atteindre certains objectifs, par exemple :

  • Améliorer une activité en la modernisant
  • Abandonner une activité devenue désuette
  • Réduire le délai de traitement d’une activité
  • Introduire un changement pour satisfaire à une nouvelle exigence

L’important est d’intégrer les changements apportés dans les pratiques de travail et faire en sorte de mettre en œuvre un mécanisme d’amélioration continue. Quelque soit le processus analysé, les intrants et les extrants au processus ainsi que la circulation de l’information dans le processus se matérialisent par des documents, des formulaires, des schémas, des procédures, en fait tout document soutenant les activités de ce processus. L’optimisation des processus dans un contexte d’amélioration continue sous-entend donc une forme de préparation et d’organisation du travail.

Appliqué au domaine de la gestion documentaire, ces réflexions sont tout à fait pertinentes et même évidentes. Pour répondre à vos besoins d’optimisation n’hésitez pas à confier vos travaux à l’équipe chevronnée de Strategid.

optimisation de processus

Séries documentaires

La gestion du cycle de vie des documents vise à gérer le délai de conservation associé à la série documentaire (dossier) ou au document le cas échéant. Cette gestion s’exécute à l’aide d’un outil spécialisé généralement inclus dans le progiciel. Le paramétrage de l’outil, en termes de conditions de fonctionnement, se fonde sur la structure de classification implantée. Il gère à la fois les documents actifs, semi-actifs et les archives en fonction des délais conformément au plan de classification. L’outil doit être manipulé de manière à répondre aux besoins de l’organisation.

Quelle est l’utilité d’un tel outil?

L’outil permet de conserver efficacement les documents, de contrôler les entrées et sorties des documents, permet la destruction des documents ayant atteint leur durée de vie utile et assure un contrôle sur la masse documentaire, celle-ci ayant une incidence sur la capacité des serveurs en termes de stockage et d’indexation. En outre, un tel outil est en mesure de gérer la propriété des séries documentaires et d’identifier les responsabilités associées aux séries.

Quels sont les bénéfices anticipés?

L’application d’un calendrier de conservation permet :

  • De réduire les coûts d’entreposage des documents
  • D’augmenter le contrôle sur les documents en maximisant les informations de repérage
  • D’augmenter la productivité
  • D’identifier les détenteurs des dossiers et des documents

Strategid possède la compétence requise pour mettre en œuvre un plan de classification, en déterminant les détenteurs principaux et secondaires, et configurer l’outil qui gèrera le calendrier de conservation.

séries documentaires

Formation

La formation contribue à l'enrichissement des tâches et favorise l'émergence de nouvelles compétences. Strategid est fière de présenter son offre de formation dont les sujets répondent à des besoins criants de sa clientèle. Au-delà de la connaissance d'un logiciel de gestion documentaire, il est fondamental de maîtriser certains aspects de gestion documentaire pour maximiser l'utilisation du produit. Voici les différents cours offerts:

  • Implantation d'une gestion intégrée des documents
  • Plan de classification
  • Gestion des courriels
  • Gestion du cycle de vie des documents
  • Solutions électroniques
  • Aspects légaux
formation

Diagnostic

Strategid peut vous aider à voir clair dans l’expression de vos besoins en établissant un diagnostic de la situation. Ce bilan de santé permet de mieux cibler les interventions potentielles à venir. L’énoncé des problèmes, la diversité de l’information, le manque de compétence et l’absence de comparatifs fiables sont autant d’obstacles à une expression éclairée des besoins.

Que ce soit pour valider l’efficacité de vos processus ou l’évaluation de vos travaux, Strategid possède les acquis nécessaires pour fournir un diagnostic de qualité. À l’aide de ces informations, une organisation pourrait, par exemple, rédiger des spécifications.

diagnostic

Architecture
Indépendance de Strategid face aux solutions

Nos spécialistes en architecture de solutions sont en mesure de définir avec vous l'intégration de vos services à ceux de vos partenaires et clients. L'intégration de la gestion documentaire dans vos processus d'affaires peut prendre plusieurs formes en fonction des diverses solutions technologiques disponibles sur le marché.

Strategid est en mesure de concevoir une architecture d'ensemble qui tient compte de vos besoins et de votre budget.

architecture

Gouvernance

Dans un contexte de gestion documentaire, la gouvernance s’attaque particulièrement aux règles de gestion dans l’organisation. La réflexion doit s’effectuer à travers tous les paliers et secteurs de l’entreprise. Elle sous-entend généralement la mise en place d’un comité permanent de gouvernance.

Progiciel de gestion documentaire (Livelink, SharePoint, Alfresco, Ultima, etc.)

Un plan de gouvernance devrait inclure les éléments suivants :

  • Classification, type de contenu et gestion des métadonnées pour soutenir une organisation appropriée de l’information
  • Création de sites et déploiement de sites pour soutenir la prise de décision et une cohérence à travers l’organisation
  • Conservation des enregistrements et disposition pour soutenir la rencontre des objectifs de la conservation des enregistrements
  • Considérations environnementales spécifiques au progiciel
  • Configuration de la sécurité pour soutenir l’adhésion globale aux politiques et objectifs
Manquements dans la gouvernance

Un manque de gouvernance peut se manifester de plusieurs façons :

  • Les sites sont créés sur le tas sans un encadrement approprié ou sans un processus d’approbation
  • L’interface de chaque site est différent et il y a un désir d’unification de la représentativité de l’organisation
  • Les directives corporatives, spécialement celles concernant la conservation, sont soient appliquées de manière non uniforme ou manquent de cohésion d’ensemble
  • Les outils, tels SharePoint Designer, sont utilisés sans un encadrement ou de vision long terme
  • La taxonomie de classification varie d’un site à l’autre

Rare celles qui investissent dans un plan de gouvernance. En effet, une étude, menée auprès de nombreux dirigeants d’entreprises, mentionnent qu’ils dépensent au moins 5% de leur chiffre d’affaires dans leur gestion documentaire. Or ces mêmes entreprises ne disposent d’aucune procédure ou de plan formel pour encadrer et gérer cette activité.

Strategid peut vous aider dans la définition de règles de gouvernance.

gouvernance

Soutien

Durant ces dernières années, plusieurs clients ont manifesté des besoins diversifiés en matière de soutien dans le domaine de la gestion documentaire. Nous avons donc répondu positivement en créant diverses formules qui sauront répondre aux clients les plus exigeants.

Soutien auxiliaire en clientèle

Par son réseau de contacts, Strategid peut vous soutenir rapidement en vous proposant des ressources auxiliaires ou techniques afin de répondre à vos besoins ponctuels. Voici quelques exemples d'interventions:

  • Classement et déclassement
  • Renommage de documents
  • Établissemnent de l'OCR sur les documents
  • Rédaction de fiches de délai de conservation
Soutien professionnel en clientèle

Notre offre de soutien professionnel en clientèle est diversifiée. Voici quelques exemples

  • Conseils sur des aspects stratégiques
  • Rédaction d'un appel d'offres
  • Évaluation budgétaire
  • Soutien professionnel ad hoc (exemple: remplacement temporaire d'une ressource clé)
Entente de partenariat

Notre soutien, pouvant prendre plusieurs formes, requiert également diverses façons de prendre entente avec notre clientèle:

  • Appel téléphonique suivi d'une proposition de Strategid
  • Invitation directe à une soumission
  • Appel d'offres public
  • Banque d'heures négociée

Nos conseillers sont prêts à vous soutenir, n'hésitez pas à communiquer avec Strategid.

soutien

Métadonnées

La métadonnée juxtapose un attribut à une donnée. En d’autres termes, la métadonnée renseigne de manière fine, par le biais de valeurs, un champ extrait, par exemple, d’un document, d’un formulaire ou d’une interface. La métadonnée est déduite ou saisie, par un utilisateur, dès la prise en main initiale du document dans le cadre d’un processus de travail.

Utilité des métadonnées

La métadonnée répond à divers besoins, ainsi elle permet :

  • De renseigner les champs
  • De favoriser le classement en indiquant le lieu de dépôt
  • De préciser le délai de conservation
  • D’améliorer la recherche des documents
  • De configurer les interfaces
  • De sectoriser les contenus
  • De satisfaire à des besoins d’affaires

Comme on le voit, les métadonnées aident de plusieurs façons ce qui nous amène au point essentiel de la gestion des métadonnées.

Gestion des métadonnées

La gestion des métadonnées implique une réflexion sur la nature des métadonnées, la responsabilité des mises à jour, leur signification et leur diffusion. Dans un contexte où l’organisation entreprend une transition poussée du papier à l’électronique, les métadonnées jouent alors un rôle crucial dans la structuration des documents. Plus le document sera structuré, donc riche en métadonnées, plus on favorisera l’utilisation de la lecture automatisée.

Par exemple, à des fins légales, la signature électronique permet de prouver l’identification de l’auteur du document et de la véracité du document. Dans des traitements massifs et répétitifs de documents, les métadonnées sont au cœur de la productivité recherchée. On n’à qu’à penser aux innombrables transactions financières quotidiennes pour réaliser l’ampleur et l’utilité des métadonnées (identification de la personne, type de transaction, sommes d’argent impliquées, etc.).

Strategid peut vous accompagner dans l’identification et la structuration de vos métadonnées.

métadonnées